作業をベースに文書を管理する文書管理システム
Baltan
Baltanは文書を作業と結びつけて管理する文書管理システムです。
添付ファイルを利用するワークフローから見えた問題点
「添付ファイルの機能が便利なのでよく利用されています」 きっかけはワークフローでのインターフェイスに利用された、あるソフトウェアについての、この一言でした。文書をワークフローに入れてしまったのでは管理できないのではないか、文書は文書管理システムで管理すべきではないのか私たちは疑問を持ちました。
検討の結果、私たちは以下のことに気が付きました。１つの作業の中で複数の文書を作成することがあります。そのため１つの文書をもとにワークフローを実現することには無理があります。そのため添付ファイルを使って対応しているのでしょう。しかしそれでは、その文書の情報を十分に活用することはできません。だからといって文書だけを取り出して管理すれば、文書と作業の関連が見えなくなってしまいます。
「作業をベースに文書を管理する」 これが私たちが考えた問題点を解決するための方法でありBaltanの基本です。Baltanでは添付ファイルで実施していたことをよりスマートに実現するだけでなく、文書そのもののも個別に管理、検索できるようにします。
Baltanは作業をベースに文書を管理します
Baltanでは「作業」をベースに文書を管理します。従来の文書管理の観点から見れば、作業が文書の管理情報、メタ情報となります。
作業は「見積り」や「発注」など作業にあわせて入力項目を定義できます。入力項目の属性には文字列のほか、日付、メモなどの種類が用意されています。ファイルもそうした入力項目の１つとなります。
Baltanでは、こうした作業の情報項目をXML化しXMLデータベースNeoCoreXMSで管理することにより、任意の項目に対する高速な検索を実現します。ファイルに対しては独自の検索エンジンによる全文検索をおこなうことができるほか、提供されるツールを使ってXML化データをNeoCoreXMSで管理することもできます。
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「見積り」の入力画面の例： |
「発注」の入力画面の例： |
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（ファイルを添付）
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AgilePointBPMSと連携した処理の自動化
BaltanではWindowsベースのBPMSであるAgilePointBPMSのフロントエンドとしても利用できます。作業が登録されるとAgilePointBPMSによって対応する処理が実行されます。他の部署への通知、承認処理、他のシステムとの連携などを自動的に実施させることができます。必要に応じて次の担当者に作業が割り当てられます。担当者は自分が実行すべき作業は一覧で見ることができるので、処理すべき作業を見落とすことがなくなります。
オプション：承認権限管理パッケージ
申請・承認のワークフローを作成する場合、意外に複雑になることがあります。その原因の１つとして「組織構造の複雑さ」があります。
会社組織は階層構造がベースです。しかし兼務をする場合もありますし、プロジェクトチームや委員会のような一時的な組織もあります。しかもよく用いられているリレーショナル・データベースは階層構造を扱うのはあまり得意ではありません。
そこで承認権限管理パッケージでは組織構造をXML化しNeoCoreXMSで管理します。階層的に組織構造を編集するためのGUIも用意しています。さらに判定処理を集中化させ、Webから参照、変更できるようにしています。いわば組織構造に特化したルールエンジンです。これにより組織構造に沿った承認権限を簡単に分りやすく定義することができます。
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XMLデータベース「NeoCoreXMS」総販売代理店 株式会社サイバーテック
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